Digital visitor management: Template

For whom is the template “Digital visitor management” suitable?

The template is suitable for companies of all kinds who want to run professional visitor management. With the software, visitors can be digitally managed and evaluated as required. The template is suitable and applicable for companies in all industries.

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visitor management template brixxbox

What makes the template “Digital visitor management” so special?

With the “brixxbox” cloud software, companies can digitize processes quickly and easily. Due to the underlying modular principle, necessary adjustments and extensions can be made in the software at any time at the request of the management or other employees in order to process additional data in the system.

In practice, digital visitor management could be used by:

  • Consulting companies
  • Freelancers
  • and small companies

can be used to digitally manage the visits and evaluate them as required.

Adjustments in the system in no way affect the productive operation of the software in the respective company. The provided templates serve as configuration examples. Different approaches will be illustrated. After the import, the templates can be supplemented as desired, or used as templates for own applications or entire systems.

Learn more about digital visitor management: Definition, background, benefits.

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Funktionsumfang

Ansprechpartnerverwaltung

Ansprechpartnerverwaltung mit den zugehörigen Kontaktdaten

Archivierung

Ablage und Digitalisierung von Dokumenten und Dateien von Kunden und Interessenten

Archivierung (DMS)

Archivierung und Digitalisierung von Dokumenten und Dateien (DMS)

Archivierung

Archivierung von beliebigen Dokumenten und Dateien

Artikelverwaltung

Artikelverwaltung

Auftrag

Auftrag eingeben und dokumentieren

Datenverwaltung

Automatische Datenverwaltung

Begleitpersonen

Begleitpersonen anlegen

Dateien

Beschreibung der Dateien

Besuche

Besuche auswerten

Besucher

Besucher anlegen (Partner, Kunden oder weitere Gäste)

Besuchsgrund

Besuchsgrund definieren (z.B. Kundenbesuch)

Besuchszeiten

Besuchszeiten anlegen

CRM Daten

Terminplanung (z.B. pro Monat, Woche), TerminĂĽberwachung und Termindokumentation sowie Zuordnung relevanter Kontakte

CRM Workflows

Erstellung von Erinnerungen und Wiedervorlagen (z.B. in zwei Monaten) fĂĽr bestimme Kontakte

Haupt-, und Untergruppen

Definition von Haupt-, und Untergruppen

Dokumentation des Fahrers

Dokumentation des Fahrers, des amtlichen Kennzeichens

Adressrelevante Besonderheiten

Dokumentation von adressrelevanten Besonderheiten

Kundenanfragen

Dokumentation von Kundenanfragen

Erfassung

Erfassung der täglichen Arbeitszeiten und Pausen der jeweiligen Mitarbeiter

Erfassung der Kilometer

Erfassung der Kilometer beim Start und bei Beendigung der Fahrt sowie Ermittlung der gefahrenen Kilometer

Rabatten je Auftrag

Erfassung und Steuerung von Rabatten je Auftrag

Tickets

Erfassung von Tickets

Erinnerungen

Erstellen von projektrelevanten Erinnerungen und Zuweisung einzelner Mitarbeiter

Telefonbuch

Integriertes Telefonbuch mit Suchfunktion

Mitarbeiter

Mitarbeiterverwaltung mit den zugehörigen Kontaktdaten

Mobil (Cloud)

Zugriff auf alle Daten überall und mit jedem Endgerät möglich (Cloud)

Nachverfolgung

Nachverfolgung der Tickets durch eindeutige Nummerierung

App (Tablet)

Nutzung als App für Tablets möglich

App (Handy)

Nutzung als Handy App möglich

Phasen

AusfĂĽhrliche Beschreibung und Dokumentation der Projekte und der jeweiligen Phasen

Planung

Dokumentation von Urlaubsanträgen und Statusverwaltung der jeweiligen Mitarbeiter

Zuständigkeit

Festlegung der Zuständigkeit innerhalb der Projekte und Teilprojekte

Preisverwaltung

Preisverwaltung

Projekte

Anlage und Beschreibung von Projekten und zugehörigen Teilprojekten

Projekte ĂĽberwachen

Projekte ĂĽberwachen

Sämtliche Adressdaten

Sämtliche Adressdaten

Dokumentation von Genehmigungen

Dokumentation von Genehmigungen

Status des Auftrags verwalten

Status des Auftrags verwalten

Suchfunktion im Archivsystem

Suchfunktion im Archivsystem

Telefonbuch

auf Basis der Kontaktdaten

Fahrten

Unterscheidung zwischen geschäftlichen und privaten Fahrten im Hinblick auf die Versteuerung

Vorlagen

Textvorlagen können erstellt werden

Zuordnung

Zuordnung von Projekten zu Kunden, oder anderen Adressen

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