Geschäftsbrief: Definition, Vorlagen und Tipps

Was ist ein Geschäftsbrief?

Ein Geschäftsbrief ist jedes Dokument, das für die Korrespondenz zwischen Unternehmen und Kunden, Lieferanten oder anderen Dienstleistern verwendet wird. Der Absender des Geschäftsbriefs ist immer ein Unternehmen; der Empfänger kann sowohl ein Unternehmen aber auch eine Privatperson sein.

Geschäftsbriefe können in schriftlicher Form oder elektronisch – z.B. als E-Mail oder als PDF-Dokument – übermittelt werden.

Arten von Geschäftsbriefen

Es gibt ganz unterschiedliche Arten von Geschäftsbriefen. Die wichtigsten sind:

Anfrage

Eine Anfrage dient dem Einholen von Informationen zu Produkten oder Dienstleistungen.

Angebot

Ein Angebot erfolgt in der Regel als Reaktion auf eine Anfrage. Es handelt sich dabei um eine unverbindliche Absichtserklärung, konkrete Produkte zu liefern oder bestimmte Dienstleistungen auszuführen.

Mehr über den Geschäftsbrief “Angebot” erfahren.

Angebotsvorlage als Word-Datei herunterladen.

Auftrag / Bestellung

Die Annahme eines Angebots mündet in einem Auftrag oder einer Bestellung und dadurch zum Abschluss eines Kaufvertrags.

Auftragsbestätigung

In der Regel erfolgt als Reaktion auf den Auftrag eine Auftragsbestätigung. Für eine Auftragsbestätigung besteht rechtlich keine Pflicht; sie wird aber meistens erstellt, um Missverständnissen vorzubeugen.

Mehr über den Geschäftsbrief “Auftragsbestätigung” erfahren.

Auftragsbestätigung Vorlage als Word-Datei herunterladen.

Lieferschein

Ein Lieferschein ist ein Geschäftsbrief, der einer Lieferung von Waren beigelegt wird. Sie dienen dem Abgleich der Bestellung und der gelieferten Ware. Der Lieferschein sollte deshalb die gelieferten Produkte übersichtlich und vollständig auflisten.

Mehr über den Geschäftsbrief “Lieferschein” erfahren.

Lieferschein Vorlage als Word-Datei herunterladen.

Rechnung

Für Rechnungen gelten sehr strikte gesetzliche Vorschriften, was den Aufbau, den Inhalt, aber auch die Aufbewahrungsfristen anbelangt. Im Gegensatz zu anderen Geschäftsbriefen liegen die Aufbewahrungsfristen hier bei zehn anstelle von sechs Jahren.

Mehr über den Geschäftsbrief “Rechnung” erfahren.

Rechnung Vorlage als Word-Datei herunterladen.

Mahnung

Mahnung können auch mündlich ausgesprochen werden. Da Sie als Unternehmer aber später nachweisen müssen, dass Sie die Mahnung fristgerecht ausgesprochen haben, ist die Schriftform sinnvoll.

Mehr über den Geschäftsbrief “Mahnung” erfahren.

Mahnung Vorlagen für alle Mahnstufen als ZIP-Datei herunterladen.

Zwischenbescheid

Wenn Lieferungen oder Leistungen zu viel Zeit in Anspruch nehmen, können Sie den Zwischenbescheid verwenden, um den Geschäftspartner darüber zu informieren.

Reklamationsbearbeitung

Mit diesem Geschäftsbrief reagieren Sie auf eine Reklamation eines Kunden, deshalb ist hier besonderes Fingerspitzengefühl gefragt.

Pflichtangaben in einem Geschäftsbrief

Welche Angaben in einen Geschäftsbrief verpflichtend gehören, ist davon abhängig, ob eine Handelsregistereintragung vorhanden ist oder nicht.

Im Falle einer Eintragung ins Handelsregister sind folgende Angaben Pflicht:

  • Firmenname
  • Rechtsform
  • Handelsregisternummer und Registergericht
  • bei einer GmbH: Name des Geschäftsführers sowie des Vorsitzenden des Aufsichtsrates
  • bei einer AG: Vor- und Zunamen der Vorstandsmitglieder sowie des Vorsitzenden des Aufsichtsrates

Eine persönliche Unterschrift gehört zudem immer  zu jedem Geschäftsbrief fest dazu. In jedem Fall ist Sorgfalt geboten. Fehlende Pflichtangaben können zu einer Abmahnung durch Mitbewerber führen.

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