Archivsystem: Hintergrundinformationen, Vorteile und Nutzen

Was ist ein Archivsystem?

Bei jedem Geschäftsprozess entstehen Informationen, die für die spätere Auswertbarkeit und Analyse digitalisiert und archiviert werden müssen. Dies können ganz unterschiedliche Dokumente sein. So werden seit geraumer Zeit bereits in den meisten Unternehmen jeglichen Dokumente im Zusammenhang mit der Transaktion von Waren und Dienstleitungen wie Lieferscheine oder Rechnungen elektronisch archiviert. Ebenso nimmt die elektronische Archivierung verschiedener Kommunikationswege wie Email oder Messenger im beruflichen Kontext zu. Ein elektronisches Archivsystem bietet die Möglichkeit Dokumente in einer bestimmten Struktur elektronisch zu archivieren.

Anhand der Struktur in Form von Ordnern, verschlagworteten Suchbegriffen und anderen Merkmalen ist es zu einem späteren Zeitpunkt möglich die zuvor archivierten Daten in selektierter Form zu laden und zu visualisieren.

Abhängig von der Datenart müssen im Hinblick auf die Archivierung zusätzliche Kriterien berücksichtigt werden. So müssen beispielsweise steuerrelevante digital archivierte Daten wie Rechnungen gemäß der geltenden Aufbewahrungsfrist in Deutschland 10 Jahre gespeichert werden und zusätzlich Revisionssicher sein. Revisionssicherheit umfasst folgende Merkmale, die bei der Archivierung berücksichtigt werden müssen:

  • Richtigkeit der archivierten Dokumente
  • Vollständigkeit der archivierten Dokumente
  • Sicherheit des Archiv-Verfahrens
  • Schutz vor Veränderung und Verfälschung der archivierten Dokumente
  • Sicherung vor Verlust des Archivsystems
  • Nutzung des Archivs nur durch Berechtigte
  • Einhaltung der Aufbewahrungsfristen
  • Dokumentation des Archivsystems
  • Nachvollziehbarkeit des Archivsystems
  • Prüfbarkeit des Archivsystems

Archivsysteme basieren überwiegend auf Standardsoftware-Produkten. Abhängig von der archivierten Datenmenge, der archivierten Datenart und der gewünschten Integrationstiefe kommen verschiedene Archivsysteme aufgrund der teils unterschiedlichen Anforderungen in Frage. Wächst ein Unternehmen mit der Zeit, wachsen auch die Anforderungen und somit die notwendigen Funktionen des Archivsystems. Es kann daher vorkommen, dass die bisherigen Funktionen des Archivsystems mit der Zeit aufgrund gestiegener Anforderungen nicht mehr ausreichen und ein Wechsel erwogen werden muss.

Vorteile und Nutzen eines Archivsystems:

Gute Archivierungslösungen bieten vielfältige Möglichkeiten und unterstützen viele Prozesse im Unternehmen. Die in diesem Zusammenhang zu nennenden Hauptvorteile sind:

  • die Zentrale Datenspeicherung von archivierten Dokumenten und Dateien im elektronischen Archiv
  • die Reduktion von Suchzeiten im elektronischen Archiv
  • Einsparung von Archivräumen mit archivierten Papierdokumenten
  • Vereinfachter Wissenstranfer durch digital archivierte Dokumente
  • Minimierung der Papierkosten

Archivsysteme basieren überwiegend auf Standardsoftware-Produkten. Abhängig von der Unternehmensgröße, der Art und Anzahl der vorhandenen Dokumenten kommen verschiedene Lösungen mit unterschiedlichem Funktionsumfang in Frage. Wächst ein Unternehmen mit der Zeit, wachsen auch die Anforderungen und somit die notwendigen Funktionen des Archivsystems. Es kann daher vorkommen, dass die bisherigen Funktionen des Archivsystems mit der Zeit nicht mehr ausreichen und ein Wechsel erwogen werden muss, um den steigenden Informationsgrad für das Unternehmen zu berücksichtigen.

Brixxbox: Daten-Archivsystem-Template:

archivsystem brixxbox template screenshot

Mit der Cloud-Software “brixxbox” können Unternehmen Prozesse einfach und schnell digitalisieren. Durch das zugrunde liegende Baukastenprinzip können notwendige Anpassungen und Erweiterungen auf Wunsch des Managements oder anderer Mitarbeiter jederzeit in der Software vorgenommen werden, um zusätzliche Daten im System zu verarbeiten. Anpassungen im System beeinträchtigen in keiner Weise den Produktivbetrieb der Software im jeweiligen Unternehmen.

Die zur Verfügung gestellten Templates dienen als Konfigurationsbeispiel. Es sollen verschiedene Ansätze illustriert werden. Die Templates können nach dem Import beliebig ergänzt werden, oder als Vorlage für eigene Applikationen oder ganze Systeme verwendet werden.

In der Praxis könnte das Datenarchiv-Template zum Beispiel von:

  • Beratungsuntermehmen
  • Freelancern
  • und Kleinunternehmen

genutzt werden, um Dateien und Dokumente in einer geordneten und klar definierten Struktur zu verwalten.

Auszug der Funktionen des Daten-Archivsystem-Templates:

  • Definition von Haupt-, und Untergruppen
  • Archivierung von beliebigen Dokumenten und Dateien
  • Beschreibung der Dateien
  • Suchfunktion im Archivsystem

 

Zum brixxbox- Template

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