Digitale Adressverwaltung: Hintergrundinformationen und Nutzen

Wer benötigt ein digitale Adressverwaltung?

Adressen, z.B. in Form von Kunden und Lieferanten, bilden für Unternehmen die Basis wirtschaftlichen Handelns. Eine sorgfältige und detaillierte Adressverwaltung und die damit verbundenen Ansprechpartner sind sehr wichtig. Gerade im Hinblick auf die Generierung und Bindung von Neukunden durch geeignete Akquisen fallen schnell viele Adressen an. Ohne eine unterstützende Technologie dauert es nicht lange, bis das Adressmanagement mit händischer Arbeit nicht mehr zu bewältigen ist.

Ein digitales Adressmanagement sollte mindestens folgende Punkte berücksichtigen:

  • Speicherung aller adressrelevanter Informationen
  • Speicherung der zugehörigen Ansprechpartner
  • Speicherung der jeweiligen Kontaktinformationen

Mittlerweile zählt die Erfassung von zusätzlichen Adressinformationen, wie Interessen, Wünsche oder Vorlieben ebenso dazu. Im Idealfall wird im Laufe der Zeit ein 360- Grad Blick erreicht.

 

Vorteile und Nutzen einer digitalen Adressverwaltung:

Alle Daten liegen an einem zentralen Ort. Dies reduziert den Wartungs- und Aktualisierungsaufwand. In der Praxis ist ein digitales Adressmanagement in den meisten Fällen mit anderen Systemen und Prozessen innerhalb einer Software aus dem Bereich “Warenwirtschaft oder ERP” verknüpft. Sie bilden so zusagen die Stammdaten für relevante Folgeprozesse wie:

  • Schreiben von Lieferscheinen und Rechnungen
  • oder Verknüpfung zu CRM- relevanten Funktionen

Anwendungen zur digitalen Adressverwaltung in Verbindung mit relevanten Folgeprozessen basieren überwiegend auf Standardsoftware-Produkten. Abhängig von der Unternehmensgröße, der Ausrichtung und dem gewünschten Digitalisierungsgrad kommen verschiedene Lösungen mit unterschiedlichem Funktionsumfang in Frage. Wächst ein Unternehmen mit der Zeit, wachsen auch die Anforderungen und somit die notwendigen Funktionen der benötigten Lösung. Es kann daher vorkommen, dass die bisherigen Funktionen mit der Zeit nicht mehr ausreichen und ein Wechsel erwogen werden muss, um den steigenden Informationsgrad für das Unternehmen zu berücksichtigen.

 

Brixxbox: Digitale Adressverwaltung-Template:

adressverwaltung template vorlage brixxbox

Mit der Cloud-Software “brixxbox” können Unternehmen Prozesse einfach und schnell digitalisieren. Durch das zugrunde liegende Baukastenprinzip können notwendige Anpassungen und Erweiterungen auf Wunsch des Managements oder anderer Mitarbeiter jederzeit in der Software vorgenommen werden, um zusätzliche Daten im System zu verarbeiten. Anpassungen im System beeinträchtigen in keiner Weise den Produktivbetrieb der Software im jeweiligen Unternehmen.

Die zur Verfügung gestellten Templates dienen als Konfigurationsbeispiel. Es sollen verschiedene Ansätze illustriert werden. Die Templates können nach dem Import beliebig ergänzt werden, oder als Vorlage für eigene Applikationen oder ganze Systeme verwendet werden.

In der Praxis könnte die digitale Adressverwaltung zum Beispiel von:

  • Beratungsunternehmen
  • Freelancern
  • und Kleinunternehmen

genutzt werden, um nach der Firmengründung erste Kontakte und die jeweiligen Ansprechpartner zu verwalten.

 

Auszug der Funktionen:

  • Firmenbezeichnung und Anschrift der Kunden, Lieferanten, Interessenten und sonstigen Adressen
  • Ansprechpartnerverwaltung mit den zugehörigen Kontaktdaten
  • Integriertes Telefonbuch mit Suchfunktion
  • Archivierung und Digitalisierung von Dokumenten und Dateien (DMS)
  • Dokumentation von adressrelevanten Besonderheiten (z.B. bestimmte Lieferfristen, Annahmefristen, abweichende Bedingungen etc.)

 

Zum brixxbox- Template

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