Digitale Auftragsverwaltung: Vorteile und Nutzen

Wer benötigt ein digitale Auftragsverwaltung?

Ein Geschäftsmodell wurde entwickelt und der Markt sondiert. Im nächsten Schritt wurden die Produkte und Dienstleistungen deklariert und erste Adressen für Akquisen besorgt. Im Idealfall werden in der Folge die ersten Kunden sowie die ersten Kundenaufträge generiert. Die Geschäftsprozesse nehmen zu. Ohne eine unterstützende Technologie dauert es nicht lange, bis das Arbeitsaufkommen mit händischer Arbeit nicht mehr zu bewältigen ist.
Eine Software zur digitalen Auftragsverwaltung ist eine sinnvolle Lösung, sofern Sie zumindest folgende Punkte berücksichtigt:

  • Speicherung aller adressrelevanter Informationen inklusive Ansprechpartner und Kontaktinformationen in der Software
  • Speicherung der vorhandenen Artikel und Dienstleistungen in der Software
  • Anlage der Kundenaufträge und Statusverwaltung in der Software

Mittlerweile zählt die Erfassung von zusätzlichen Informationen, wie besondere Lieferorte, bestimme Anlieferzeiten oder andere Vorlieben ebenso dazu.

 

Vorteile und Nutzen einer digitalen Auftragsverwaltung:

Bei einem solchen System liegen alle Daten an einem zentralen Ort. Adressen, Artikel und sonstige Stammdaten können in der Software effektiv verwaltet und bei Bedarf aktualisiert werden. In der Praxis ist eine digitale Auftragsverwaltung in den meisten Fällen mit anderen Systemen und Prozessen innerhalb einer Software aus dem Bereich “Warenwirtschaft oder ERP” verknüpft. Dazu zählen z.B.:

  • Abrechnungsprogrammen
  • CRM-Systemen, um die Kundenwünsche direkt zu berücksichtigen
  • Archivsystem, um Dokumente digital zu archivieren

Anwendungen zur digitalen Auftragsverwaltung in Verbindung mit relevanten Folgeprozessen basieren überwiegend auf Standardsoftware-Produkten. Abhängig von der Unternehmensgröße, der Ausrichtung und dem gewünschten Digitalisierungsgrad kommen verschiedene Lösungen mit unterschiedlichem Funktionsumfang in Frage. Wächst ein Unternehmen mit der Zeit, wachsen auch die Anforderungen und somit die notwendigen Funktionen der benötigten Lösung. Es kann daher vorkommen, dass die bisherigen Funktionen mit der Zeit nicht mehr ausreichen und ein Wechsel erwogen werden muss, um den steigenden Informationsgrad für das Unternehmen zu berücksichtigen.

 

Brixxbox: Digitale Auftragsverwaltung-Template:

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Mit der Cloud-Software “brixxbox” können Unternehmen Prozesse einfach und schnell digitalisieren. Durch das zugrunde liegende Baukastenprinzip können notwendige Anpassungen und Erweiterungen auf Wunsch des Managements oder anderer Mitarbeiter jederzeit in der Software vorgenommen werden, um zusätzliche Daten im System zu verarbeiten. Anpassungen im System beeinträchtigen in keiner Weise den Produktivbetrieb der Software im jeweiligen Unternehmen.

Die zur Verfügung gestellten Templates dienen als Konfigurationsbeispiel. Es sollen verschiedene Ansätze illustriert werden. Die Templates können nach dem Import beliebig ergänzt werden, oder als Vorlage für eigene Applikationen oder ganze Systeme verwendet werden.

In der Praxis könnte die digitale Auftragsverwaltung zum Beispiel von:

  • Beratungsuntermehmen
  • Freelancern
  • und Kleinunternehmen

genutzt werden, um nach der Firmengründung erste Kontakte mit den jeweiligen Ansprechpartnern zu verwalten sowie erste Geschäftsaktivitäten (z.B. Kundenaufträge) überwachen.

 

Auszug der Funktionen:

  • Firmenbezeichnung und Anschrift der Kunden, Lieferanten, Interessenten und sonstigen Adressen
  • Ansprechpartnerverwaltung mit den zugehörigen Kontaktdaten
  • Archivierung und Digitalisierung von Dokumenten und Dateien (DMS)
  • Dokumentation von adressrelevanten Besonderheiten (z.B. bestimmte Lieferfristen, Annahmefristen, abweichende Bedingungen etc.)
  • Artikelverwaltung
  • Preisverwaltung
  • Erfassung und Steuerung von Rabatten je Auftrag
  • Auftrag eingeben und dokumentieren
  • Status des Auftrags verwalten

 

Zum brixxbox- Template

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