Digitales Besuchermanagement: Hintergrund und Nutzen

Wer benötigt ein digitales Besuchermanagement?

Regelmäßig werden Unternehmen von externen Personen und Partnern besucht. Dies können schlicht Bewerber im Rahmen einer Stellenbesetzung sein. Darüber hinaus gibt es natürlich weitere Gründe, warum externe Personen und Partner einen Betrieb besuchen, was ein digitales Besuchermanagement notwendig macht. Das könnten zum Beispiel folgende Gründe sein:

  • Maschinen müssen durch Technologiepartner gewartet oder repariert werden
  • Kunden oder Lieferanten werden zu Besprechungen eingeladen
  • Es finden Audits statt

Je nach Besucher und Besuchsgrund werden unterschiedliche Abteilungen und Mitarbeiter besucht. Wird beispielsweise eine Maschine innerhalb der Produktion repariert, erlangt der Monteur zwangläufig einen Einblick in die Produktionsprozesse und spricht mit den dort arbeitenden Mitarbeitern. Es liegt auf der Hand, dass Besucher in Kontakt mit sensiblen Informationen kommen, die zum Teil wichtig für die Wettbewerbsvorteile der besuchten Unternehmen sind. Darüber hinaus besteht in einigen Branchen sogar eine strenge Dokumentationspflicht, um zu vermeiden das interne und sensible Prozesse durch externe Eingriffe gefährdet werden. Exemplarisch zu nennen ist hier die Produktion von Medizinprodukten.

Bei der Erfassung und Dokumentation der Besuche aller externen Personen und Partner entstehen schnell viele Informationen, die gebündelt, kategorisiert und ausgewertet werden müssen. Ohne eine unterstützende Technologie dauert es nicht lange, bis die Besucherverwaltung mit händischer Arbeit nicht mehr zu bewältigen ist.

 

Vorteile und Nutzen einer digitalen Besuchererfassung:

Gute Lösungen zur digitalen Besucherverwaltung bieten vielfältige Möglichkeiten. Ob kurzer oder langer Besuch, mit der richtigen Lösung kann der gesamte Besuchsprozess unterstützt werden. Wenn Mitarbeiter einen Besucher erwarten, können bereits im Vorfeld relevante Informationen dokumentiert werden. Ankommende Besucher haben mit dem richtigen Lösung die Möglichkeit entsprechende Daten direkt über einen Touch-Bildschirm zu ergänzen. Das macht nicht nur einen modernen Eindruck, sondern spart darüber hinaus auch viel Zeit im Vergleich zu manuell auszufüllenden Dokumenten, die in der Folge mühsam analysiert werden müssen.

Anwendungen zur digitalen Besucherverwaltung basieren überwiegend auf Standardsoftware-Produkten. Abhängig von der Unternehmensgröße, der Ausrichtung und dem Besucheraufkommen kommen verschiedene Lösungen mit unterschiedlichem Funktionsumfang in Frage. Wächst ein Unternehmen mit der Zeit, wachsen auch die Anforderungen und somit die notwendigen Funktionen der digitalen Besucherverwaltung. Es kann daher vorkommen, dass die bisherigen Funktionen mit der Zeit nicht mehr ausreichen und ein Wechsel erwogen werden muss, um den steigenden Informationsgrad für das Unternehmen zu berücksichtigen.

 

Brixxbox: Digitales Besuchermanagement-Template:

besuchermanagement template brixxbox

Mit der Cloud-Software “brixxbox” können Unternehmen Prozesse einfach und schnell digitalisieren. Durch das zugrunde liegende Baukastenprinzip können notwendige Anpassungen und Erweiterungen auf Wunsch des Managements oder anderer Mitarbeiter jederzeit in der Software vorgenommen werden, um zusätzliche Daten im System zu verarbeiten. Anpassungen im System beeinträchtigen in keiner Weise den Produktivbetrieb der Software im jeweiligen Unternehmen.

Die zur Verfügung gestellten Templates dienen als Konfigurationsbeispiel. Es sollen verschiedene Ansätze illustriert werden. Die Templates können nach dem Import beliebig ergänzt werden, oder als Vorlage für eigene Applikationen oder ganze Systeme verwendet werden.

In der Praxis könnte das digitale Besuchermanagement zum Beispiel von:

  • Beratungsunternehmen
  • Freelancern
  • und Kleinunternehmen

genutzt werden, um die Besuche digital zu verwalten und bei Bedarf auszuwerten.

 

Auszug der Funktionen:

  • Besucher anlegen (Partner, Kunden oder weitere Gäste)
  • Begleitpersonen anlegen
  • Besuchsgrund definieren (z.B. Kundenbesuch)
  • Besuchszeiten anlegen
  • Besuche auswerten

 

Zum brixxbox- Template

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