Digitales Fahrtenbuch: Hintergrundinformationen und Nutzen

Wer benötigt ein digitales Fahrtenbuch?

Ein Fahrtenbuch hat grundsätzlich den Zweck Fahrstrecken mit einem Fahrzeug sowie den jeweiligen Reisegrund zu dokumentieren. Verwenden Selbstständige oder Angestellte ein auf das Unternehmen angemeldete Auto, geht das Finanzamt grundsätzlich davon aus, dass die zuvor genannten Personengruppen das Fahrzeug nicht nur für Fahrten des Unternehmens, sondern auch für private Angelegenheiten nutzen. Der durch das Auto entstehende geldwerte Vorteil muss in den meisten Fällen versteuert werden.

Dazu stehen zweierlei Optionen zur Verfügung: Entweder wird z.B. das Auto mit einer Pauschale gemäß der Ein-Prozent-Regelung veranschlagt – oder es wird die Häufigkeit und Dauer aller dienstlichen und privaten Fahrten mit dem Auto in einem ausführlichen Fahrtenbuch dokumentiert. Die letztere Methode ist zwar mit einigem Aufwand verbunden, kann jedoch attraktive Steuervergünstigungen bescheren. Dafür müssen jedoch die Anforderungen und die deklarierten Angaben der Finanzbehörde eingehalten halten:

  • Für jedes Fahrzeug muss ein eigenes Fahrtenbuch geführt werden
  • Angaben zum amtlichen KfZ-Kennzeichen des betreffenden Fahrzeugs
  • Angabe des jeweiligen Fahrers
  • Angaben zum genauen Kilometerstandes zu Beginn der Fahrt und zum genauen Kilometerstand zum Ende der Fahrt, sowie der gefahrenen Kilometer
  • Dokumentation des Zeitraums der Fahrt

Bei der manuellen Erfassung und Angabe der einzelnen Fahrten entsteht schnell ein großer Aufwand. Ohne eine unterstützende Technologie dauert es nicht lange, bis die Verwaltung mit händischer Arbeit nicht effizient ist.

 

Vorteile und Nutzen eines digitalen Fahrtenbuches:

Die Nutzung eines elektronischen Fahrtenbuches bietet viele Vorteile und führt häufig zu geringeren Kosten, gerade bei vielen Fahrten für das Unternehmen und wenig privaten Fahrten. Generell lassen sich folgende Vorteile nennen:

  • deutliche Zeitersparnis,
  • Klare Übersicht und kaum Fehler
  • Sicherheit gegenüber dem Finanzamt,
  • In der Regel geringere Kosten und Steuervorteile gegenüber der Ein-Prozent-Regelung,
  • elektronische Auswertung der Fahrdaten.

Anwendungen zur Verwaltung digitaler Fahrtenbücher basieren überwiegend auf Standardsoftware-Produkten. Abhängig von der Unternehmensgröße, der Anzahl der Firmenfahrzeuge und dem Grad der Internationalisierung kommen verschiedene Lösungen mit unterschiedlichem Funktionsumfang in Frage. Wächst ein Unternehmen mit der Zeit, wachsen auch die Anforderungen und somit die notwendigen Funktionen des digitalen Fahrtenbuches. Es kann daher vorkommen, dass die bisherigen Funktionen mit der Zeit nicht mehr ausreichen und ein Wechsel erwogen werden muss, um den steigenden Informationsgrad für das Unternehmen zu berücksichtigen.

 

Brixxbox: Digitales Fahrtenbuch-Template:

digitales fahrtenbuch brixxbox template vorlage

Mit der Cloud-Software “brixxbox” können Unternehmen Prozesse einfach und schnell digitalisieren. Durch das zugrunde liegende Baukastenprinzip können notwendige Anpassungen und Erweiterungen auf Wunsch des Managements oder anderer Mitarbeiter jederzeit in der Software vorgenommen werden, um zusätzliche Daten im System zu verarbeiten. Anpassungen im System beeinträchtigen in keiner Weise den Produktivbetrieb der Software im jeweiligen Unternehmen.

Die zur Verfügung gestellten Templates dienen als Konfigurationsbeispiel. Es sollen verschiedene Ansätze illustriert werden. Die Templates können nach dem Import beliebig ergänzt werden, oder als Vorlage für eigene Applikationen oder ganze Systeme verwendet werden.

In der Praxis könnte das digitale Fahrtenbuch zum Beispiel von:

  • Freelancern

genutzt werden, um das vorhandene Firmenfahrzeug digital zu verwalten, die jeweiligen Fahrten mit allen Angaben zu dokumentieren und bei Bedarf auszuwerten.

 

Auszug der Funktionen:

  • Dokumentation des Fahrers, des amtlichen Kennzeichens
  • Erfassung der Kilometer beim Start und bei Beendigung der Fahrt sowie Ermittlung der gefahrenen Kilometer
  • Unterscheidung zwischen geschäftlichen und privaten Fahrten im Hinblick auf die Versteuerung
  • Nutzung als Handy App möglich
  • Nutzung als App für Tablets möglich

 

Zum brixxbox- Template

 

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