ERP-Checkliste: Auswahlkriterien ERP

Die Auswahl eines ERP-Systems ist eine wichtige Investitionsentscheidung, denn Unternehmen binden sich durchschnittlich sechs bis 10 Jahre an ein ERP-System.  Ein ERP System sollte alle Unternehmensprozesse des Betriebs unterstützen, skalierbar und benutzerfreundlich sein. Aufgabe der optimalen ERP-Software ist es, ihrem Unternehmen zu helfen die Geschäftsabläufe zu optimieren und damit die Kosten zu senken. Mit dem ERP-System werden die Weichen für die Zukunft gestellt – umso wichtiger ist es, die ERP-Auswahlkriterien zu kennen und eine gut durchdachte Entscheidung zu treffen.

ERP-Software – wichtiges Instrument der Unternehmenssteuerung

Ein Enterprise Resource Planning (ERP)-System dienen der Planung, Steuerung und Verwaltung von Geschäftsprozessen in den Funktionen eines Unternehmens. Betriebliche Ressourcen wie Kapital, Personal, Betriebsmittel, Material und Informations- und Kommunikationstechnik werden mit ERP-Systemen bestmöglich gesteuert und verwaltet. ERP-Systeme kommen in den unterschiedlichsten Unternehmensbereichen zum Einsatz. Dabei gehört zum Anspruch eines ERP-Systems, dass das Unternehmen als Ganzes integrativ abbildet, sowohl in den bereichsübergreifenden Grundfunktionen als auch in den Fachabteilungen oder Funktionsbereichen. Im Optimalfall werden so Arbeitsabläufe optimiert, was Zeit, Kosten und Aufwand mindert.

Wichtig vorab: Analyse der Ist-Situation und Erstellung eines Pflichtenhefts

Bevor Sie mit dem Auswahlprozess beginnen, sollten Sie eine Ist-Analyse durchführen und ein Pflichtenheft erstellen.

Bei der Vorauswahl stehen folgende Kriterien im Vordergrund:

  • Technische Anforderungen
  • Funktionale Anforderungen
  • Flexibilität
  • Preis – Leistungsverhältnis

Die wichtigsten Kriterien für die Auswahl einer ERP-Software

Unterstützung Ihrer individuellen Unternehmensprozesse

Ihre neue ERP-Software sollte natürlich in erster Linie die funktionalen Anforderungen erfüllen. Nehmen Sie zusammen mit den Fachabteilungen Ihres Unternehmens  Ihre Prozesse auf und denken Sie darüber nach, welche Ihrer Prozesse durch das neue ERP abgebildet werden soll. Oft ist es zudem ratsam, die Prozesse – zum Beispiel durch Hinzuziehen eines IT-Prozessberaters – zu hinterfragen und im Vorfeld zu optimieren. Denn jeder kennt es: Oft schleichen sich im Laufe der Jahre Abläufe ein, die unnötig Zeit und Kapazitäten bei den Mitarbeitern verschlingen. Auch IT-Insellösungen, wie z.B. Excel-Listen & Co. sollten hinterfragt werden.

Die grundsätzliche Fragestellung für dieses Auswahlkriterium lautet:

Ist das ERP-System geeignet, um die individuellen (branchenspezifischen) Workflows meines Unternehmens komplett abzubilden?

Erfüllung aller nichtfunktionalen Anforderungen

Bei diesem Kriterium geht es um die Frage, ob das ERP-System die nichtfunktionalen Anforderungen Ihres Unternehmens erfüllen kann. In erster Linie geht es dabei um folgende Merkmale:

– Schnittstellenanbindung: ERP-Systeme müssen in die bestehende IT-Infrastruktur Ihres Unternehmens eingebunden werden. Deshalb ist es wichtig zu prüfen, wie einfach sich Schnittstellen anbinden lassen und wie die Übernahme der Daten aus den Vorsystemen funktioniert.

– Compliance-Anforderungen: Einige Branchen haben spezifische Compliance-Regeln, die es auch in Bezug auf die Auswahl des ERP zu beachten gilt.  So gilt zum Beispiel die revisionssichere Archivierung von steuerrelevanten Daten und Belegen in Deutschland.

– Technische Aktualität der Software: Bei der ERP-Auswahl sollten Sie auch die Digitalisierung nicht außer Acht lassen. Als Unternehmer sollten Sie immer damit rechnen, dass sich Regularien und Branchenstandards verändern. Achten Sie bei der ERP-Auswahl darauf, dass die Software sich permanent weiterentwickelt und technisch immer up to date ist.

– Zunehmende Mobilität: Schon heute greifen viele Anwender über mobile Endgeräte wie Smartphone, Tablet & Co auf Geschäftsdaten zu. Achten Sie bei der ERP-Auswahl darauf, dass Ihre zukünftige Software auf allen mobilen Geräten gut und sicher funktioniert.

Flexiblität in jeder Hinsicht: Skalierbarkeit, Zukunftsfähigkeit, Internationalisierung

Im Zuge der Digitalisierung entwickeln sich Unternehmen schneller weiter. Es tun sich neue Geschäftsfelder auf oder der Markt verändert sich. Ihre neue ERP Software sollte deshalb in jeder Hinsicht flexibel und skalierbar sein.

– Skalierbarkeit: Ihr neues ERP-System sollte skalierbar sein, also von vorneherein eine Ausweitung Ihrer Unternehmensaktivitäten zulassen und flexibel abbilden können.

– Zukunftsfähigkeit: Gesetzesänderungen und Veränderungen des Marktes werden auch zukünftig auf Sie warten. Bleiben Sie mit Ihrer neuen Software handlungsfähig und setzen Sie auf eine Software, die flexibel anpassbar ist.

– Internationalisierung: Wenn Sie Niederlassungen oder eine Geschäftstätigkeit im Ausland haben oder planen, sind besonders zwei Kriterien wichtig: Die automatische Mehrsprachigkeit aber insbesondere auch die Mehrmandatenfähigkeit, sodass sich auch länderspezifische Anforderungen zielgerichtet umsetzen lassen.

Kosten und Folgekosten des ERP

Ein nicht unwesentliches Auswahlkriterium für die Auswahl eines ERP-Systems sind die Kosten. Beachten Sie dabei auch die langfristigen Kosten. Die wichtigsten Aspekte sind:

Kosten für…

…die Implementierung

… den Betrieb der Lösung / Lizenzen

… Updates/ Upgrades

… Zusatzprogrammierungen

…. Schulungen

Fazit: Setzen Sie auf ein ERP-System, das Ihre Anforderungen voll erfüllt, zukunftsfähig und modern aufgestellt ist und bei dem die Preis-Leistung stimmt.

Der ERP-Baukasten brixxbox erfüllt alle oben genannten ERP Auswahlkriterien:

  • Abdeckung Ihrer individuellen Unternehmensprozesse: Der einzigartige ERP-Baukasten basiert auf dem Prinzip „Konfigurieren statt Programmieren“ und ist so in der Lage, alle individuellen Unternehmensprozesse – unabhängig von Unternehmensgröße oder Branche – nahezu komplett abzubilden – ohne unnötigen Ballast und genau mit den Funktionen und Feldern, die Sie brauchen.
  • Schnittstellenanbindung: Schnittstellen jeglicher Art (Programme, Maschinen, etc.) lassen sich mit der brixxbox im Gegensatz zu vielen Standard-Systemen sehr einfach realisieren.
  • Compliance-Anforderungen: Die brixxbox kann dank ihrer hohen Flexibilität alle Vorgaben abbilden.
  • Technische Aktualität: Die brixxbox ist eine webbasierte Applikation und damit naturgemäß immer technisch up to date.
  • Mobilität: Als webbasiertes ERP-System kann die brixxbox von jedem mobilen Device einfach und flexibel verwendet werden.
  • Skalierbarkeit: Mit dem ERP-Baukasten der brixxbox lassen sich Funktionen und Felder einfach selbst hinzufügen oder entfernen. Sie bleiben immer flexibel und handlungsfähig.
  • Zukunftsfähigkeit: Auch Gesetzesänderungen oder Marktveränderungen lassen sich in Minutenschnelle auf die brixxbox übertragen.
  • Internationalisierung: Die brixxbox ist standardmäßig automatisch mehrsprachig und mehrmandatenfähig.
  • Hohe Kostentransparenz: Neben den Implementierungskosten fallen nur monatliche Lizenzkosten nach Anzahl der Nutzer und ggf. für Schulungen an. Zusatzprogrammierungen und Updates/Upgrades sind naturgemäß aufgrund des einzigartigen Baukasten-Prinzips nicht notwendig.

Oben genannte ERP-Auswahlkriterien sind wichtige Faktoren für die Zukunftsfähigkeit eines ERP-Systems.

Mehr über brixxbox als ERP-Lösung erfahren.

Checkliste zum Download: Auswahlkriterien für ein ERP-System

In der kostenlosen Checkliste finden Sie alle wichtigen Auswahlkriterien für ERP-Systeme noch einmal übersichtlich aufgeführt:

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