Ticketsystem: Definition, Vorteile und Nutzen

Was ist ein Ticketsystem?

In der Praxis erreichen Unternehmen regelmäßig zahlreiche Anfragen. Kunden und Interessenten haben Fragen zu bestimmten Produkten und Diensteislungen, oder Klärungsbedarf bezogen auf die erworbenen Produkte. Ein Ticketsystem ist ein Softwaresystem, das zentralisiert alle Anfragen an ein Unternehmen verwaltet. Die Entgegennahme, die Koordination zur jeweils richtigen Abteilung oder Person und die Bearbeitung der Anfragen erfolgen zentral über das Ticketsystem und bündelt die Kanäle:

  • Telefon
  • E-Mail
  • Facebook
  • Instagram
  • Chat und Messenger

in einem System. Die erhaltenen Anfragen können in der Folge geprüft und einer Person zur weiteren Bearbeitung zugewiesen werden bis zur Lösung (closed Ticket). Mit dem Ticketsystem soll sichergestellt werden, dass keine Nachricht verloren geht und jederzeit ein Gesamtüberblick über die zu bearbeitenden Vorgänge möglich ist.

 

Vorteile und Nutzen eines Ticketsystems:

Gute Ticketsysteme bieten vielfältige Möglichkeiten und unterstützen viele Prozesse im Unternehmen. Die in diesem Zusammenhang zu nennenden Hauptvorteile sind:

  • Kundenanfragen straffen: Eingehende Tickets werden mit einem entsprechenden System aus mehreren Kommunikationskanälen an einem zentralen Ort gespeichert. Mitarbeiter können den Tickets Prioritäten zuweisen, sie überwachen und bearbeiten.
  • Zugriff auf Kunden und Historie: Eine gute Beziehung zu Kunden und Partnern ist ein wichtiger Erfolgsfaktor für ein Unternehmen. Mit dem Ticketsystem erhalten Mitarbeiter Zugriff auch auf vergangene Kontakte mit den Kunden und Partnern, um stets alle Fakten im Blick zu haben
  • Automatisierung von Aufgaben: Mit einem Ein Ticket-System können Routineaufgaben standardisiert werden, um Effizienz zu steigern und schnellere Antworten zu ermöglichen.
  • Umfassende Auswertungsmöglichkeiten: Mit einem guten Ticketsystem können verschiedene Auswertungen schnell und einfach aufgerufen werden.

Ticketsysteme basieren überwiegend auf Standardsoftware-Produkten. Abhängig von der Unternehmensgröße, der Anzahl und dem Komplexitätsgrad der Anfragen kommen verschiedene Lösungen mit unterschiedlichem Funktionsumfang in Frage. Wächst ein Unternehmen mit der Zeit, wachsen auch die Anforderungen und somit die notwendigen Funktionen des Ticketsystems. Es kann daher vorkommen, dass die bisherigen Funktionen des Ticketsystems mit der Zeit nicht mehr ausreichen und ein Wechsel erwogen werden muss, um den steigenden Informationsgrad für das Unternehmen zu berücksichtigen.

 

Brixxbox: Ticketsystem-Template:

ticketsystem screenshot

Mit der Cloud-Software “brixxbox” können Unternehmen Prozesse einfach und schnell digitalisieren. Durch das zugrunde liegende Baukastenprinzip können notwendige Anpassungen und Erweiterungen auf Wunsch des Managements oder anderer Mitarbeiter jederzeit in der Software vorgenommen werden, um zusätzliche Daten im System zu verarbeiten. Anpassungen im System beeinträchtigen in keiner Weise den Produktivbetrieb der Software im jeweiligen Unternehmen.

Die zur Verfügung gestellten Templates dienen als Konfigurationsbeispiel. Es sollen verschiedene Ansätze illustriert werden. Die Templates können nach dem Import beliebig ergänzt werden, oder als Vorlage für eigene Applikationen oder ganze Systeme verwendet werden.

In der Praxis könnte das Ticketsystem zum Beispiel von:

  • Beratungsuntermehmen
  • Freelancern
  • und Kleinunternehmen

genutzt werden, um Anfragen aller Art zu verwalten und zu dokumentieren.

 

Auszug der Funktionen:

  • Firmenbezeichnung und Anschrift der Kunden
  • Ansprechpartnerverwaltung mit den zugehörigen Kontaktdaten
  • Integriertes Telefonbuch mit Suchfunktion
  • Archivierung und Digitalisierung von Dokumenten und Dateien (DMS)
  • Erfassung von Tickets
  • Dokumentation von Kundenanfragen
  • Nachverfolgung der Tickets durch eindeutige Nummerierung

 

Zum brixxbox- Template

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